آشنایی با اكسس

اكسس كه یكی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و كنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یك چك را در كامپیوتر خود ذخیره كنید شما با استفاده از برنامه اكسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چك ایجاد كنید و اطلاعات را به صورت كاملا گرافیكی در آن وارد كنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامی این امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یك شركت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات كارمندان (حتی عكس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبكه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن كلید رمز گذاشته یا حتی در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسی هر كاربر را تعیین كنید.
روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود:

ابتدا آشنایی با محیط اكسس و تسلط كامل بر آن
كار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنایی با پایگاه داده های نمونه
بررسی و كار با اجزای اصلی
طراحی یك پایگاه داده جدید
كار با جدولها
كار با داده ها
كار با بازجست ها ( Query )
كار با فرمهای ورود اطلاعات
كار با گزارشها
خودكارسازی با ماكروها
برنامه نویسی با مدولها
كاربرد پیشرفته اجزای اكسس
حفظ امنیت در پایگاه داده
كار با برنامه های كمكی اكسس

سوالات خود را به طور كامل بیان كنید تا امكان پاسخگویی به آنها باشد.

برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

شروع کار با اکسس

در درس قبل با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.

مفهوم شی گرائی:

وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم .

آغاز كار با اكسس:

شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اكسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.

با وارد شدن به محیط اكسس با پنجره ای مانند شكل 21 ظاهر می شود كه به شما امكان می دهد تا آنچه را كه می خواهید انجام دهید انتخاب كنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:

1- Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یك پایگاه داده جدید ایجاد كنید. 2

- access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسیار آسانتر می كند یك پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)

3- open an exiting file: با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را كه قبل ایجاد كرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز كنید.

4- از كادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را كه به تازگی برروی آن كار كرده اید باز كنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دكمه Cancel به محیط اكسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اكسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذكر است كه برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره كنید و اینگونه نیست كه بعد از پایان كار آنرا ذخیره كنید.

آشنایی با محیط كار:

محیط كار اكسس همانطور كه در شكل 22 می بینید بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و كار با آن بسیار آسان است. حال به صورت كوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط كار می پردازیم:

- میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال كار در این قسمت ثبت می شود و همچنین كنترل پنجره اكسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است كه شما بر محیط ویندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست)

2- میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. كنترل و ویرایش پایگاه داده می كنید. در زیر توضیح كوتاهی در مورد هر منو آمده است.

------------------

الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازكردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد كردن داده ها
پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده
ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های كمكی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده
چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه كاری پایگاه داده
ح) Help (كمك): دسترسی به كمك مستقیم

-------------------

3- میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد. 4- محوطه كاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده كار می كنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می كنید.

5- دستیار: این دستیار برای آن است كه شما سوالات احتمالی ممكن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممكن جواب شما را پیدا كند(البته به صورت انگلیسی)

6- میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به كاری كه انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید كرد.

توجه به این نكته ضروری است كه در بعضی مواقع كه امكان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید تین نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنید و هم از كلیدهای میانبر استفاده كنید. روش كار كلیدهای میانبر با استفاده از كلیدهای Ctrl و Alt و حرفی كه در هر فرمان زیر آن خط كشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا كنید. این قابلیت هنگامی مفید است كه شما در محیط اكسس بسیار ماهر شده اید كه دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.

خروج از محیط اكسس:

شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اكسس خارج شوید.

پایگاه داده های نمونه

در درس قبل كار با اكسس را آغاز كردیم و در مورد محیط برنامه صحبت كردیم. در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت كنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه كه در خود اكسس موجود است صحبت كنیم.

دسترسی به راهنما:

راهنمای برنامه برای كسانی كه آشنایی كامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یك مرجع كامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملكرد پایگاه داده. طراحی جدول. یا تعریف بازجست مشكل داشتید می توانید از راهنمای برنامه كه به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده كنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد. در اكسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد كه متداولترین آنها استفاده از منو Help است.كه فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم:

1- Microsoft access Help : این فرمان دستیار را فعال می كند در صورتی كه دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود. شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیكترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امكان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یك شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد.

2- Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی كنید و این در مواقعی به كمك شما می آید كه دستیار قدرت دید شما در محیط را كاهش دهد.

3- What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یك علامت سوال تبدیل می شود و هر كجایی از محیط كه كلیك كنید در مورد آن شما را راهنمایی می كند.

4- Office On The Web: به كمك این گزینه می توانید به سایت ماكروسافت رجوع كنید و آخرین امكانات و اصلاحات در برنامه و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید.

5- Detect and Repair:

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: